Découvrez ici quelles sont les différentes phases qui composent un processus d’audit interne et comment le réaliser étape par étape.

Qu’est-ce qu’un audit interne et pourquoi est-il important ?

Un audit interne est un processus d’évaluation au sein d’une organisation, dont l’objectif est de s’assurer que les contrôles internes fonctionnent correctement et que les risques sont gérés de manière efficace. Cet outil est essentiel pour identifier les domaines à améliorer et atténuer les risques futurs. Il facilite également l’identification des possibilités d’optimisation des processus opérationnels, tout en garantissant la conformité avec les réglementations et les normes internationales.

Aujourd’hui, il existe des outils spécifiques qui permettent aux équipes d’auditeurs de mener à bien leur mission. Parmi ceux-ci, on peut citer Cebios Audit qui est une plateforme permettant de transformer les processus d’audit en succès. Cet outil permet non seulement de gagner du temps, mais également de réaliser des statistiques, de créer des grilles personnalisées, etc. Il aide également à réduire de 50 % le temps passé à rédiger les rapports d’audit et à respecter à 100 % le planning grâce aux relances automatiques. Pour en savoir plus, passez dans les locaux de Cebios au 5 rue de Rome 10300 Sainte-Savine.

Les phases de l’audit interne

Le processus d’audit interne se compose de plusieurs phases qui permettent de structurer et d’organiser efficacement l’analyse et l’évaluation.

Phase de pré-audit

Avant de commencer le processus, une analyse générale de l’organisation à auditer est effectuée. L’équipe d’audit peut ainsi mieux comprendre le fonctionnement des processus et les objectifs de l’entité.

Les aspects suivants doivent être pris en compte à ce stade :

• Cadre juridique: il s’agit du contexte juridique qui régit l’entreprise, son mode de fonctionnement et ses partenariats avec d’autres organisations.
• Réglementation interne: il s’agit des informations générées par l’entité elle-même en tant que mécanisme d’autoréglementation. Par exemple, les règlements, les accords, les procès-verbaux du conseil d’administration, les résolutions, etc.
• Structure organisationnelle: il s’agit des éléments qui contribuent à aligner tous les niveaux de l’organisation, tels que les idées directrices, la mission, les principes, les valeurs, les objectifs, les buts, les processus, les méthodes, la technologie, les finances, etc.

Après avoir analysé ces informations sur l’entreprise, elles sont classées comme suit :

• Position de l’entité auditée.
• Objectifs organisationnels.
• Activités réalisées.
• Structure de l’entreprise.
• Ressources disponibles.
• Contexte sectoriel.

Avant de passer à la phase suivante, c’est important de mentionner que l’audit interne peut également être basé sur les risques, c’est-à-dire prendre en compte les différents risques qui peuvent survenir dans les processus et auxquels l’organisation est exposée.

Et pour assurer une bonne gestion des risques opérationnels et les inclure dans l’audit, par exemple, c’est conseillé de disposer d’un outil technologique qui permet d’associer les risques aux processus et de créer des contrôles de manière simple afin d’éviter la matérialisation des risques ou d’atténuer leur impact.

Planification de l’audit

Cette phase de l’audit interne s’appuie sur les données recueillies lors de l’étape précédente et élabore un plan d’audit, qui doit être convenu avec le client. Le plan d’audit doit contenir les informations suivantes :

• Objectifs, portée et critères de l’audit.
• Unités et domaines à auditer au sein de l’entreprise.
• Responsables de la qualité des processus.
• Questions prioritaires.
• Heure et durée des inspections : dates et lieux.
• Calendrier des réunions.
• Exigences en matière de confidentialité.
• Structure et remise du rapport final.

Affectation de l’équipe d’audit

L’auditeur principal doit définir qui sera responsable de l’exécution de chacune des activités d’audit. Afin de rendre le processus aussi objectif que possible, les membres de l’équipe doivent être exempts de tout conflit d’intérêts et ne doivent pas être impliqués dans les activités qu’ils contrôlent.

• L’auditeur principal: il s’assure que le plan d’audit est respecté, que les activités sont efficaces et que le champ d’application défini précédemment est maintenu.
• Auditeurs : ils sont responsables de la planification et de l’exécution des tâches assignées, de la collecte et de l’analyse des preuves, de l’élaboration des comptes rendus, de la documentation des résultats et de la rédaction des rapports.

Exécution de l’audit

Cette phase de l’audit interne commence par une réunion d’ouverture, au cours de laquelle les membres de l’équipe sont présentés et le plan est examiné. Cette réunion permet également de discuter des méthodologies et des procédures à utiliser, de définir les ressources nécessaires et de passer en revue les procédures de sécurité et d’urgence. Les informations recueillies par l’équipe d’audit sont ensuite analysées et une évaluation est effectuée pour déterminer si les critères du plan d’audit sont pleinement respectés.

Après avoir recueilli tous les éléments probants, les auditeurs rencontrent la direction et les responsables des fonctions contrôlées. Lors de cette réunion, les résultats sont présentés, les désaccords sont résolus et des constats sont tirées.

Préparation du rapport

L’objectif final de l’audit interne est de divulguer les résultats obtenus. Le rapport d’audit est préparé à ce stade de l’audit et doit contenir les informations prédéterminées dans le plan d’audit initial, telles que les informations sur le client, les objectifs et le champ d’application, les critères convenus, la durée de l’audit, l’identification de l’équipe d’audit, le résumé du processus, les comptes rendus, la déclaration de confidentialité et la liste de distribution du rapport.

Distribution du rapport

Lorsque le rapport final a été préparé et approuvé, une copie du rapport doit être envoyée au chef de section concerné. Le rapport et les documents sont remis au responsable qualité de l’entreprise et au conseil d’administration pour archivage.

Actions de suivi

En cas de non-conformité du rapport final, des actions correctives sont proposées et enregistrées. Elles doivent être notifiées au responsable de la qualité afin qu’elles puissent être traitées et résolues en temps utile. Une bonne pratique consiste également à inclure une liste de contrôle dans le processus d’audit afin d’aider à identifier les aspects les plus critiques.